“Năm học 2023 - 2024 một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong chuyển đổi số của nhà trường là phải xây dựng thành công thư viện số” đó là ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng nhà trường trong buổi tổng kết năm học 2022 - 2023 và cũng là nhiệm vụ chung để nâng cao chất lượng dạy - học trong nhà trường. Với ý chí, quyết tâm nhà trường đã thực hiện thành công số hóa thư viện để chính thức đi vào hoạt động ngay từ đầu năm học, đáp ứng yêu cầu đọc mọi lúc, mọi nơi của độc giả.

Được sự quan tâm và định hướng của Ban giám hiệu nhà trường và đồng chí Hà Thị Hòe - Cán bộ thư viện đã chủ động học hỏi, tìm tòi và bắt tay vào tìm hiểu các phần mềm nhằm đưa vào phục vụ cho bạn đọc trong công tác chuyển đổi số thư viện. Khi mới bắt đầu cũng gặp không ít khó khăn trong việc lựa chọn, xin trải nghiệm thử 1 số phần mềm thư viện: VHMT, Lạc Việt, Vnedu,.... Sau khi tìm hiểu và biết tới hệ thống quản trị thư viện dùng chung VietBiblio là hệ thống quản trị thư viện dùng chung dành cho các thư viện có quy mô nhỏ thư viện cấp huyện – xã và thư viện trường học. Hạ tầng kỹ thuật, trang thông tin điện tử, ứng dụng quản lý thư viện được thiết lập sẵn và cung cấp miễn phí cô Hòe đã tham mưu với lãnh đạo nhà trường và quyết tâm xây dựng thành công thư viện số.

Ngày 17/11/2023 đoàn khảo sát Sở Thông tin và Truyền thông; Giám đốc Thư viện tỉnh và đại diện các phòng, ban chuyên môn liên quan thuộc Sở Thông tin và Truyền thông; Sở Văn hóa và Thể thao; Sở Giáo dục và Đào tạo; UBND huyện Bảo Thắng; Trung tâm VHTT&TT huyện Bảo Thắng đã đến kiểm tra hiệu quả việc thực hiện thí điểm hệ thống quản trị thư viện dùng chung Vietbiblio tại trường THPT số 2 Bảo Thắng.

Trong điều kiện còn khó khăn về kinh phí, việc ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý hoạt động thư viện thay thế cho hình thức quản lý cũ là rất cần thiết. Mặc dù không được nằm trong dự án 9 điểm trường của kế hoạch triển khai thí điểm của Sở Văn hóa và Thể thao. Nhưng ngay từ tháng 7/2023 nhà trường đã liên hệ với Thư viện tỉnh Lào Cai hỗ trợ giúp đỡ và bắt đầu ứng dụng phần mềm Vietbiblio. Tới thời điểm này thư viện trường THPT số 2 Bảo Thắng đã hoàn thành công tác xử lý nghiệp vụ tài liệu in và đưa vào sử dụng hệ thống quản trị thư viện dùng chung VietBiblio. Với mô hình triển khai dựa trên công nghệ điện toán đám mây, các thư viện nhanh chóng thực hiện tự động hóa chuyên môn. Chức năng chính của của phần mềm VietBiblio gồm: Lưu thông, biên mục, quản trị, báo cáo thống kê, kiểm kê, tra cứu. Lưu thông là dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ, cho mượn về nhà và các hỗ trợ cần thiết cho việc tiếp cận và sử dụng hiệu quả vốn tài liệu có trong thư viện. Lưu thông tại phần mềm thư viện vừa nhanh vừa khoa học, chính xác và hiệu quả. So với cách làm truyền thống trước bạn đọc phải qua hệ thống mục lục lật tìm qua từng phiếu mô tả sau đó ghi tên sách vào phiếu yêu cầu mang đế thủ thư, cán bộ thư viện lấy sách ghi vào sổ, bạn đọc nhận sách kí mượn sẽ mất thời gian, lại sai sót. Thì với VietBiblio, bạn đọc tra tìm tài liệu cần mượn trên máy sẽ biết được tài liệu có bao nhiêu bản còn hay hết trong thư viện và ghi số đăng kí cá biệt mang đến thủ thư. Cán bộ thư viện vào kho lấy sách sau đó quét mã vạch, in phiếu mượn.

Công tác biên mục tài liệu với phần mềm quản trị VietBiblio được xử lý nhanh hơn so với làm thủ công rất nhiều. Việc xử lý biên mục tài liệu theo cách thủ công, vừa xử lý hình thức vừa xử lý nội dung gây mất rất nhiều thời gian cho cán bộ thư viện. Khi biên mục một cuốn sách thì người làm thư viện phải nhớ được bảng phân loại, ký hiệu xếp giá, nhà xuất bản, năm xuất bản, phụ chú, tên tác giả, tên tài liệu, số trang, khổ, phụ chú, tùng thư… vào phiếu mô tả. Để biên mục một cuốn sách theo phương pháp thủ công cũng phải mất ít nhất từ 10 đến 15 phút. Còn khi biên mục một cuốn tài liệu trên phần mềm VietBiblio chỉ cần dựa vào mục lục sao chép để tìm tên tài liệu, phần mềm sẽ kết nối tới các biểu ghi đã được xử lý sẵn, chỉ việc lấy thông tin về để làm biểu ghi cho tài liệu của mình.

Chuyển đổi số thư viện đã làm thay đổi sâu sắc nội hàm hoạt động của thư viện, đem đến những trải nghiệm đọc đa dạng hơn, tăng cường tính tiện lợi và linh hoạt cho người sử dụng. Thông qua các thiết bị di động như máy tính bảng và điện thoại thông minh, việc đọc sách và minh họa nội dung trực tuyến trở nên dễ dàng. Các tác phẩm, tài liệu trực tuyến có thể kết hợp hình ảnh, video, âm thanh và các tương tác giúp việc đọc thú vị và hấp dẫn hơn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giải phóng được sức lao động của cán bộ thư viện. So với phần mềm cài đặt trên máy tính, VietBiblio giúp thư viện rút ngắn thời gian xử lý biên mục gấp nhiều lần, thời gian phục vụ được rút ngắn, góp phần thay đổi phát triển văn hóa đọc trong nhà trường. Phần mềm được khai thác, sử dụng hiệu quả với các phân hệ rõ ràng, việc mượn trả tra cứu tài liệu được nhanh chóng bằng hình thức quét mã vạch, tiết kiệm tối đa thời gian trong việc sử dụng sách điện tử, học liệu điện tử mọi lúc, mọi nơi và có thể thực hiện chức năng liên thông với các thư viện trường học khác trong tỉnh như các thư viện trường: THPT số 1, 2 Thành phố Lào Cai, THPT số 1, 3, nội trú Bảo Thắng, THPT số 2 Mường Khương,…

Chuyển đổi số thư viện đã mở ra cơ hội tiếp cận tri thức và phát triển văn hóa đọc trong môi trường số. Đó là xu thế tất yếu và vai trò của các thư viện là định hướng và xây dựng các tiêu chí cho các nội dung văn hóa đọc trong môi trường này. Thông qua thư viện, người đọc có thể dễ dàng tiếp cận tới các kho tài liệu khổng lồ, giúp việc phổ biến kiến thức, việc đọc trở nên thuận lợi hơn. Vì vậy, thư viện trường THPT số 2 Bảo Thắng vẫn tiếp tục định hướng chuyển đổi số và phát triển thư viện hiện đại, đáp ứng các nhu cầu của xã hội, góp phần thực hiện các mục tiêu chiến lược phát triển văn hóa, kinh tế, xã hội của đất nước./.